Kampf mit Strukturen – Warum das Intranet der Zukunft keine Struktur braucht
Hierarchisch oder flexibel? Die beste Intranet-Struktur ist eine Frage der Balance.
Vor zehn Jahren stand ich vor einer grossen Herausforderung. Ein Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitenden wollte sein Intranet neu aufsetzen. Die Idee: Eine durchgängige Struktur, basierend auf der Prozesslandkarte des Unternehmens, sollte Orientierung schaffen.
Ich wusste, dass das nicht funktionieren würde – und ich hatte eine bessere Lösung parat. Mein Vorschlag war einfach: Weg von starren Strukturen, hin zu einer flexiblen, suchbasierten Lösung. Kein Navigieren durch komplizierte Kategorien, sondern eine intelligente Plattform, die Informationen genau dann liefert, wenn man sie braucht.
Doch es gab ein Problem:
🔹 Die Organisation wollte eine «saubere» Prozesslogik – obwohl die eigene Prozesslandkarte unvollständig und uneinheitlich war.
🔹 Die Technik konnte keine dynamische Suchlösung umsetzen – also blieb nur die klassische Ordner- und Navigationsstruktur.
🔹 Jede Abteilung hatte ihre eigene Sicht auf «Ordnung» – und am Ende wurde das Intranet ein Kompromiss aus vielen Einzelinteressen.
Ich konnte es nicht ändern. Ich war nicht in der Lage, die Organisation und ihre Denkweise umzustossen. Ich konnte die technische Plattform nicht einfach austauschen. Ich musste mit den bestehenden Rahmenbedingungen arbeiten.
Als das Intranet live ging, passierte, was ich erwartet hatte:
📌 Mitarbeitende fanden nichts.
📌 Inhalte landeten irgendwo.
📌 Niemand nutzte das System wirklich.
Es war frustrierend – aber auch eine wertvolle Lektion.
Zehn Jahre später: Warum KI und hybride Informationsdarstellung der Gamechanger sind
Seit diesem Projekt beschäftigt mich eine zentrale Frage: Wie kann man Strukturen im Intranet vermeiden oder sie so einfach wie möglich machen?
Heute haben wir endlich die Technologie, die das ermöglicht: Retrieval-Augmented Generation (RAG) kombiniert mit hybrider Informationsdarstellung.
Was bedeutet das?
👉 Hybride Informationsdarstellung: Das Intranet zeigt nicht nur bestehende Inhalte aus Dokumenten, Wikis und Chats, sondern ergänzt diese mit KI-generierten Antworten.
👉 Dynamische Verknüpfung: Informationen müssen nicht mehr manuell eingeordnet werden – das System versteht die Zusammenhänge selbst.
👉 Relevanz statt Struktur: Die Benutzer:innen sehen nicht eine statische Navigation, sondern eine massgeschneiderte Ansicht mit den für sie wichtigen Informationen.
Wie funktioniert ein hybrides, KI-gestütztes Intranet?
Ein modernes Intranet funktioniert nicht mehr wie ein statisches Archiv, sondern wie ein intelligenter Assistent:
🔹 Semantische Suche: Das System versteht nicht nur Keywords, sondern auch den Sinn hinter einer Anfrage.
🔹 Wissensfusion: Inhalte aus M365, Confluence, Teams, SharePoint und Dokumenten werden kombiniert – unabhängig vom Speicherort.
🔹 Personalisierte Antworten: Je nach Abteilung, Rolle oder Kontext bekommt jede Person individuell relevante Informationen.
🔹 Dynamische Inhalte: Veraltete Informationen verschwinden automatisch aus den Ergebnissen, während aktuelle Inhalte priorisiert werden.
Das bedeutet: Das Intranet wird von einem statischen Speicherort zu einem lebendigen, intelligenten System, das Wissen genau dann bereitstellt, wenn es gebraucht wird.
Warum das eine radikale Veränderung ist:
Bisher haben wir versucht, die perfekte Struktur zu bauen. Das war immer ein Kampf gegen die Realität. Doch nun können wir Strukturen dort reduzieren, wo sie hinderlich sind – und Informationen dort bereitstellen, wo sie gebraucht werden. Das ist nicht nur eine technische Entwicklung, sondern ein Paradigmenwechsel:
📌 Wissen wird nicht mehr mühsam abgelegt – es ist einfach da.
📌 Mitarbeitende müssen nicht mehr navigieren – sie bekommen Antworten.
📌 Das Intranet wird endlich zu dem, was es immer sein sollte: eine zentrale, intelligente Wissensquelle.
Fazit: Die beste Struktur ist keine Struktur. Ich habe aus vielen Projekten gelernt: Menschen denken nicht in Prozesslandkarten – sie denken in Fragen. Das Intranet der Zukunft ist nicht mehr ein Ort, an dem Wissen abgelegt wird – sondern ein System, das Wissen verfügbar macht. Deshalb wird es radikal anders sein – und viel, viel einfacher.