Langzeitarchivierung und Records Management in der öffentlichen Verwaltung: Warum jetzt handeln?
Langzeitarchivierung und Records Management: Warum du jetzt handeln musst.

Ein Blick auf das Digitalisierungsgesetz (EMBAG)
Die Digitalisierung stellt die öffentliche Verwaltung vor komplexe Anforderungen. Mit dem Bundesgesetz über den Einsatz elektronischer Mittel zur Erfüllung von Behördenaufgaben (EMBAG), das am 1. Januar 2024 in Kraft getreten ist, rückt das Thema Langzeitarchivierung und Records Management verstärkt in den Fokus. Dieses Gesetz, das im März 2023 vom Parlament verabschiedet wurde, legt die rechtlichen Grundlagen für die digitale Transformation der Bundesverwaltung. Wichtig zu wissen ist, dass die Inkraftsetzung des EMBAG gestaffelt erfolgt. Zunächst gilt es für die zentrale Bundesverwaltung, die dezentrale Bundesverwaltung wird zu einem späteren Zeitpunkt folgen. Verwaltungen haben bis 1. März 2027 Zeit, die Anforderungen des Gesetzes vollständig umzusetzen.
Die zentralen Anforderungen des EMBAG
Das EMBAG zielt darauf ab, die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben und Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten. Dabei definiert es konkrete Anforderungen:
- Elektronische Kommunikation: Die elektronische Kommunikation mit Behörden ist rechtsverbindlich.
- Datenintegrität: Digitale Dokumente müssen manipulationssicher und langfristig lesbar archiviert werden.
- Automatisierung von Prozessen: Verwaltungsabläufe sollen dort, wo es möglich ist, durch den Einsatz elektronischer Mittel automatisiert werden.
- Offene Standards: Der Einsatz offener und interoperabler Standards wird vorgeschrieben, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden zu erleichtern.
- E-Government: Die Förderung von E-Government-Diensten soll die Zusammenarbeit mit Bürgern und Unternehmen vereinfachen.
Langzeitarchivierung, Records Management und Dokumentenmanagement – was ist was?
Im Zusammenhang mit den Anforderungen des EMBAG treten oft Begriffe wie Langzeitarchivierung, Records Management und Dokumentenmanagement auf. Diese haben unterschiedliche Schwerpunkte:
- Langzeitarchivierung: Dabei geht es um die sichere und unveränderbare Aufbewahrung von Dokumenten über einen längeren Zeitraum hinweg, um gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
- Records Management: Hier geht es um die systematische Verwaltung von Informationen und Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung über die Nutzung bis zur Archivierung oder Löschung.
- Dokumentenmanagement: Dies umfasst die Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und das Teilen von Dokumenten im Arbeitsprozess. Dabei stehen die tägliche Verfügbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten im Vordergrund.
Eine effektive Kombination dieser drei Bereiche ist entscheidend, um den Anforderungen des EMBAG gerecht zu werden und langfristig rechtskonforme Archivierungsstrategien zu implementieren.
Herausforderungen und Chancen für die öffentliche Verwaltung
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des EMBAG bringt verschiedene Herausforderungen mit sich:
- Rechtskonforme Archivierung: Digitale Akten müssen manipulationssicher und revisionskonform archiviert werden.
- Langzeitlesbarkeit: Die langfristige Lesbarkeit digitaler Dokumente muss gewährleistet sein, auch wenn sich Dateiformate ändern.
- Strukturierte Prozesse: Verwaltungsprozesse müssen effizient gestaltet und dort, wo möglich, automatisiert werden.
- Interoperabilität: Die verwendeten Technologien und Systeme müssen offen und interoperabel sein, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden zu ermöglichen.
Wichtige Fragen zur Umsetzung
In der Praxis tauchen oft die folgenden Fragen auf:
- Reicht die aktuelle Archivlösung aus, oder brauchst du zusätzliche Systeme?
- Wie lässt sich die Manipulationssicherheit digitaler Dokumente sicherstellen?
- Welche Technologien erfüllen die Anforderungen des EMBAG in der Praxis?
- Wie können bestehende Papierarchive sinnvoll digitalisiert und integriert werden?
Ein weiteres zentrales Thema ist die Datenflut. Ohne klare Struktur und automatisierte Prozesse kann Records Management schnell ineffizient werden und zu Compliance-Risiken führen.
Wie wir dich unterstützen können
Als Digitalisierungsexperten helfen wir Verwaltungen dabei, zukunftssichere und gesetzeskonforme Archivierungsstrategien zu entwickeln. Dabei liegt unser Fokus auf:
✅ Analyse deiner bestehenden Archivierungsprozesse
✅ Entwicklung effizienter und rechtskonformer Archivierungslösungen
✅ Ergänzung durch spezialisierte Langzeitarchivierungssysteme
✅ Integration von Workflows zur effizienten Verwaltung digitaler Dokumente
✅ Mitarbeiterschulungen für optimierte Nutzung
Fazit: Compliance und Effizienz im Fokus
Das Thema Records Management und Langzeitarchivierung wird für die öffentliche Verwaltung immer wichtiger. Das EMBAG gibt die Anforderungen klar vor und setzt eine Frist bis zum 1. März 2027 – jetzt ist es an der Zeit, aktiv zu werden und die Weichen für eine zukunftssichere und gesetzeskonforme Archivierung zu stellen.
📢 Hast du Fragen zur Umsetzung des EMBAG in deiner Verwaltung? Wir beraten dich gerne zu den besten Lösungen für deine Organisation.